El objetivo de esta nota técnica es el que podamos lograr un excelente desempeño, bajo presión, estrés, y sin importar las circunstancias.
Para lograr un excelente desempeño debemos tomar control de nuestro tiempo. Nuestra estrategia de vida se refleja en como distribuimos nuestro tiempo, energía y talento entre una diversidad de actividades. El éxito no se mide por cuantas horas trabajas, sino por los resultados que obtienes. [12]
Todos contamos con los mismos recursos escasos; 24 horas por día y una cantidad limitada de energía. La asignación de estos recursos escasos es crítica para nuestro éxito en la vida y en los negocios.
Todos invertimos mucho tiempo y energía completando tareas que si bien pueden ser necesarias, no son importantes para el negocio.
El objetivo es invertir la mayor cantidad de nuestro tiempo en aquellas tareas en las que mejor nos desempeñamos, nos gustan, generan valor a nuestros clientes y abundancia a nuestra familia.
Agenda
Los empresarios y ejecutivos de alto desempeño destinan la mayor parte de su tiempo a las tareas que son esenciales (importantes), para el éxito de la empresa. [16]
En todos los casos, los empresarios de alto desempeño inician su día muy temprano. Entre las 4:00 am y las 5:30 am. Primero revisan su lista de actividades. Toman decisiones temprano por la mañana, para evitar errores por fatiga mental. [6,10]
El convencionalismo del horario empresarial y escolar beneficia a aquellos ejecutivos o empresarios que tienen un cronotipo matutino. Varios estudios han identificado una alta correlación entre los cronotipos y algunos rasgos de personalidad.
Cronotipo matutino: Optimistas, proactivos, amigables y estables.
Cronotipo vespertino: Creativos, inteligentes, y con sentido del humor.
En la estructuración de nuestra agenda debemos tomar en consideración que una buena parte de nuestro cronotipo, seamos matutinos o vespertinos, tiene un componente biológico. [21]
Seleccionan 3 tareas importantes por día. Mantienen la lista a la vista y no hacen nada más hasta terminar esas tres tareas.
Todos trabajan en bloques de 90 minutos sin interrupciones, completando tareas críticas (importantes) del negocio. Según una estadística norteamericana, un empresario ó ejecutivo es interrumpido cada 11 minutos por colaboradores, correos electrónicos ó llamadas telefónicas. Se estima que se requieren otros 11 minutos para focalizar la atención en la actividad que previamente se estaba realizando. [20]
Entre cada bloque de trabajo toman descansos de 10 a 20 minutos. En los descansos: caminan, suben escaleras, visitan colegas, hacen llamadas telefónicas, contestan correos electrónicos e ingieren botanas saludables. [12]
Mantienen las juntas al mínimo. Estas no deben durar más de 90 minutos: 50% del tiempo para presentación y 50% para la toma de decisiones. Ellos apagan el celular durante las reuniones y siempre cuentan con una agenda de la junta, clara y concisa. Nunca programan una junta después de otra y siempre mantienen una bitácora del tiempo invertido. [5,7]
Siempre cuentan con una laptop en todo momento, esto permite eliminar los tiempos muertos. Los domingos por la noche trabajan en algún pendiente de la siguiente semana hasta concluirlo, esto ayuda a reducir el estrés del lunes. [8]
Apartan de 1 a 2 horas diarias para ejercitarse físicamente. El fortalecimiento físico redundará en fortalecimiento espiritual y resistencia física contra el estrés. Ingieren alimentos sanos de 5 a 6 veces al día, en platos pequeños. Programan las reuniones de trabajo en los desayunos o comidas, dejando la cena como un evento familiar.
Toman una siesta de 30 a 45 minutos después de la comida, entre las 14 y 16 horas y defienden su tiempo de oscilación.
Duermen de 7 a 9 horas diarias y todos los días van a dormir a la misma hora. Todos practican una rutina de relajación antes de dormir: leen un libro, escuchan música, toman un baño, meditan y evitan la televisión a toda costa.
Tomate un par de horas por la noche, una para leer y reflexionar sobre temas que no tengan relación con el negocio. Otra hora para conversar, sin interrupciones (televisión o radio), con tu familia. [17]
Todos cuentan con asistentes competentes y con experiencia. Delegan implacablemente todas las tareas que no agregan valor, pero que si ocupan su agenda y retrasan las tareas importantes. [16]
Referencias
[1]
Teresa M. Amabile & Steven J. Kramer, The power of small wins, Harvard Business Review, May 2011, Vol. 89, No. 5, 70-80.
[2]
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[3]
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[4]
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[5]
Jerry Useem, How I work, Fortune, Marzo 20, 2006, Vol. 153, No. 5, 60-85.
[6]
John Tierney, To choose is to lose, The New York Times, Agosto 21, 2011.
[7]
Joan Broysenko, Burnout can happen to anyone, Psychologies Magazine, No. 69, Junio 2011, 143.
[8]
Robert C. Prozen, Extreme productivity, Harvard Business Review, Mayo 2011, Vol. 89, No. 5, 127-131.
[9]
Melba J. Duncan, The case for executive assistants, Harvard Business Review, Vol. 89, No. 5, 89-91.
[10]
David Allen & Tony Schwartz, Being more productive, Harvard Business Review, Mayo 2011, Vol. 89, No. 5, 83-87.
[11]
Ruud M. Buijs y Felix Kreier, ¿Participa el reloj biológico en el síndrome metabólico?, Ciencia, Enero-Ma0rzo 2008, 39-47.
[12]
James R. Loehr, Your ideal performance, Success, Abril 1997, 55-61.
[13]
Spencer Johnson, El Presente, Aguilar, 2010.
[14]
John P. Kotter, A Sens of Urgency, Harvard Business Press, 2008.
[15]
A. Beard, Surviving twin challenges - at Home and work. Harvard Business Review , Vol. 89, No. 1 y 2, 164-166.
[16]
Kerry Patterson, Joseph Grenny, David Maxfield, Ron McMillan y Al Switzler, Change Anything, Business Plus, 2011.
[17]
Clayton M. Christensen, How will you measure your life, Harvard Business Review, Vol. 88, No. 7/8, 46-51.
[18]
Richard Carlson, Don´t Worry Make Money, Hyperion, 1997.
[19]
Robert Heller, Saber Delegar, Grijalbo, 1998.
[20]
Gina Trapani, No interruptions day, Fast Company, January 2011, 34.
[21]
Christopher Randler, The early bird really does get the worm, Harvard Business Review, Julio-Agosto 2010, Vol. 88, No. 7/8, 30-31.
Nota
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